Le e-mail diventano elementi di prova

La necessità di una gestione più rigorosa deIla posta elettronica è confermata dal
valore probatorio che alcune pronunce della giurisprudenza di merito hanno riconosciuto
ai messaggi e-mail, anche a fondamento deI rilascio di decreti ingiuntivi.

Le imprese non devono quindi sottovalutare la valenza probatoria che i messaggi e-mail, acquisiti in fase di attivita investigativa rivestono, sia ai fini amministrativi, sia penali.

Ferme restando le prerogative di riservatezza che la disciplina sulla privacy e alcune carte costituzionali e internazianali riconoscono a tutte Ie comunicazioni interpersonaIi, anche se attuate in azienda, è necessario dunque attrezzarsi per una corretta gestione dei messaggi di posta elettronica aziendale, sia in entrata, sia in uscita, per evitare gravi pericoli penali ed amministrativi.

La Guardia di finanza, con la clrcolare 1 del 2008, nel dettare le istruzioni operative per le attivita di verifica, sottolinea la possiblità di acquisire direttamente le comunicazioni via email già aperte e lette dal destinatario.

In questo, sono confermate le indicazioni date già nel 2001 dall'agenzia delle Entrate con i documenti di prassi, esplicatlvi delle metodologie di controllo. Considerata infatti la Larga
diffusione delle nuove tecnologie, le informazioni desunte  dalla caseIla di posta elettronica dell'impresa sono considerate rilevanti ai fini investigativi.

L'acquisizione da parte dell'autorità non si limita ai messaggi scambiati fra operatore ispezionatoe soggetti terzi, ma interessai il più delle voIte le comunicazioni fra articoIazioni interne della stessa struttura imprenditoriale. Diventa quindi fondamentale assicurare una connessione inscindibile tra i diversi messaggi di identico soggetto, cosi da garantire la ricostruzione del percorso decisionale seguito dall'impresa. L'esigenza di introdurre una policy aziendale di gestione e conservazione delle e-mail, comprensiva anche dei profili relativi alle modalità d'uso ed aIla riservatezza dei contenuti, risulta accresciuta dalla imminente scadenza del 29 novembre, entro cui tutte le società dovranno avere comunicato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al Registro imprese.

Se questa è l'esigenza, nella realtà si riscontra invece che la posta elettronica è per lo più
priva di una propria regolamentazione in azienda, essendo essa lasciata alla discrezionalità
gestionale di ogni utente, che deve preoccuparsi di predisporne anche attività di backup.

In verità, vi è mancanza di un qualsiasi sistema di archiviazione strutturato, che si rende ancor più necessario considerato che i messaggi risultano anche a carattere privato e non aziendaIe, con contenuto di prmozioni pubblicitarie, come newsletter, e recano spesso anche documenti allegati per i quali non esiste alcun sistema di tracciamento o protocollazione.

Questo deterrnina un rapido ed inevitabile ingolfamento delle capaciti di storage dei server aziendali, tanto che spesso I'archiviazione si realizza a livello utente finale e non anche a livello aziendale, senza alcuna attività di fiItraggio e selezione.

L'assenza di regoIe di gestione contraddice il valore probatorio riconosciutoa ai messaggi di posta elettronica.
L'e-mail risulta infatti di per se idonea a costituire un documento informatico definito dal Codice dell'amministrazione digitale come la rappresentazione informatica di atti, fattl o dati giuridicamente rilevanti.
La DigitPa dovrebbe emanare entro gennaio 2012 le regole tecniche che individuano le caretteristiche volte a soddisfare il requisito della forma scritta per le e-mail, in modo
che ad esse possa essere attribuito un vero valore probatorio.
In questo modo, il documento è informatico non soIo quando è redatto e formato con idonei applicativi software ma anche quando è ricevuto per via telematica.