Tutelare l’azienda senza violare lo statuto dei lavoratori: la sottile linea tra controllo e prevenzione

CLICCA QUI PER CONSULTARE IL PROVVEDIMENTO 165/2025

Il 𝗚𝗮𝗿𝗮𝗻𝘁𝗲 per la protezione dei dati personali (provvedimento n. 165/2026) ha sanzionato un’azienda per 𝟱𝟬.𝟬𝟬𝟬 𝗲𝘂𝗿𝗼 per violazioni nella gestione dei dati dei dipendenti.

𝗖𝗼𝘀𝗮 𝗲̀ 𝘀𝘂𝗰𝗰𝗲𝘀𝘀𝗼? La società conservava per 5 anni i backup completi delle e-mail aziendali e per 12 mesi i log di navigazione Internet anche per presunte “finalità difensive” senza un’adeguata informativa. Inoltre, ha ostacolato il diritto di accesso di un ex dipendente fornendo solo parte della corrispondenza, preventivamente selezionata e anonimizzata.

𝗜𝗹 𝗽𝗿𝗶𝗻𝗰𝗶𝗽𝗶𝗼 𝗰𝗵𝗶𝗮𝘃𝗲 𝗿𝗶𝗯𝗮𝗱𝗶𝘁𝗼 𝗱𝗮𝗹 𝗚𝗮𝗿𝗮𝗻𝘁𝗲: La posta elettronica non è un archivio documentale indistinto. I dati necessari alla continuità aziendale vanno gestiti con sistemi dedicati e meno invasivi. La conservazione prolungata e “preventiva” di e-mail e log viola i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione e ricade sotto la disciplina del controllo a distanza ex art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

𝗟𝗮 𝘁𝗿𝗮𝗽𝗽𝗼𝗹𝗮 𝗱𝗲𝗹 “𝗻𝗼𝗻 𝘀𝗶 𝘀𝗮 𝗺𝗮𝗶”: Conservare dati in massa “a scopo cautelativo” per future contestazioni è illegittimo, espone a sanzioni pesanti e rischia di 𝗿𝗲𝗻𝗱𝗲𝗿𝗲 𝗶𝗻𝘂𝘁𝗶𝗹𝗶𝘇𝘇𝗮𝗯𝗶𝗹𝗶 𝗹𝗲 𝗽𝗿𝗼𝘃𝗲 𝗶𝗻 𝗴𝗶𝘂𝗱𝗶𝘇𝗶𝗼.

Quando emergono dubbi fondati o sospetti di illeciti aziendali e violazioni del patto di fedeltà, la strada non è la conservazione massiva e indiscriminata, ma l’attivazione di 𝗽𝗲𝗿𝗶𝘇𝗶𝗲 𝗶𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗮𝘁𝗶𝗰𝗼-𝗳𝗼𝗿𝗲𝗻𝘀𝗶 𝗲 𝗶𝗻𝗱𝗮𝗴𝗶𝗻𝗶 𝗺𝗶𝗿𝗮𝘁𝗲.

È proprio in questi scenari complessi che la convergenza tra analisi di 𝗙𝗼𝗿𝗲𝗻𝘀𝗶𝗰 𝗔𝗰𝗰𝗼𝘂𝗻𝘁𝗶𝗻𝗴 e metodologie informatico-forensi fa la differenza: analizzare i dati nel rispetto dei principi di proporzionalità e trasparenza garantisce l’acquisizione di elementi oggettivi, solidi e pienamente utilizzabili in sede giudiziaria